ESCRITURAÇÃO CONTÁBILDefinições Conforme as Normas Brasileiras de Contabilidade – ITG 2000

ROTEIRO

1. INTRODUÇÃO
2. RESPONSABILIDADE PELA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
3. Formalidades a serem observadas
3.1. Princípios de Contabilidade
3.1.1. São Princípios Fundamentais de Contabilidade:
3.2. Detalhamento da escrituração Contábil
3.3. Forma de execução da Contabilidade
3.4. Registro Sequencial
3.5. Terminologia Contábil
4. Livros Contábeis
4.1. Livros em Meio Físico
4.2. Livros em Meio Digital
4.3. Códigos e Abreviaturas
4.4. Demonstrações Contábeis
4.5. Livro diário e livro razão
4.6. Escrituração em Forma Digital
4.7. Registro Público dos Livros
5. Escrituração contábil de filial
5.1. Escrituração de Forma Descentralizada
5.2. Contas Recíprocas nas Demonstrações Contábeis
5.3. Tratamento das Despesas e Receitas
6. Documentação contábil
6.1. Definição de Documentação Hábil
6.2. Documentos Digitalizados
7. Contas de compensação
8. Retificação de Lançamento Contábil
8.1. Formalidades de lançamentos de Estorno
8.2. Formalidades de Lançamentos de Transferência
8.3. Formalidades de Lançamentos de Complementação
9. Lançamentos Fora da Época Original
10. Revogações

1. INTRODUÇÃO
O objetivo da Interpretação Técnica ITG – 2000, divulgada pela Resolução CFC nº 1.336/2011 é estabelecer critérios e procedimentos a serem adotados pela entidade para a escrituração contábil de seus fatos patrimoniais, por meio de qualquer processo, bem como a guarda e a manutenção da documentação e de arquivos contábeis e a responsabilidade do profissional da contabilidade. As normatizações tratadas na ITG – 2000 devem ser adotadas por todas as entidades, independente da natureza e do porte, na elaboração da escrituração contábil, observadas, no entanto, as exigências da legislação e de outras normas aplicáveis, se houver.

2. RESPONSABILIDADE PELA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
A escrituração contábil, bem como a emissão de relatórios, peças, análises, demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e de responsabilidade exclusivas do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

Nota Econet: Sobre a responsabilidade dos Contabilistas e Auxiliares deve ser observado o disposto nos arts. 1.177 e 1.178 do Novo Código Civil – Lei 10.406/2002.

3. Formalidades a serem observadas
3.1. Princípios de Contabilidade
A escrituração contábil deve ser realizada com observância aos Princípios de Contabilidade. Os Princípios de Contabilidade são os preceitos resultantes do desenvolvimento da aplicação prática dos princípios técnicos emanados da Contabilidade, de uso predominante no meio em que se aplicam, proporcionando interpretação uniforme das demonstrações financeiras.

3.1.1. São Princípios Fundamentais de Contabilidade:
I – o da ENTIDADE;
II – o da CONTINUIDADE;
III – o da OPORTUNIDADE;
IV – o do REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL;
V – Revogado pela Resolução CFC nº 1.282 (02.06.2010) vigência a partir de 02.06.2010
Nota: No item V deste princípio, constava o princípio da Atualização Monetária.
VI – o da COMPETÊNCIA e
VII – o da PRUDÊNCIA.
Nota Adage Contabilidade: Sobre os Princípios de Contabilidade, vide : PRINCÍPIOS DE CONTABILIDADE – Formalidade dos Princípios de Contabilidade

3.2. Detalhamento da escrituração Contábil
O nível de detalhamento da escrituração contábil deve estar alinhado às necessidades de informação de seus usuários. Nesse sentido, a ITG 2000 não estabelece o nível de detalhe ou mesmo sugere um plano de contas a ser observado. O detalhamento dos registros contábeis é diretamente proporcional à complexidade das operações da entidade e dos requisitos de informação a ela aplicáveis e, exceto nos casos em que uma autoridade reguladora assim o requeira, não devem necessariamente observar um padrão pré-definido.

Dependendo do nível de detalhamento requerido pelo usuário, um mero dado contábil pode se transformar em uma informação contábil ou ser simplesmente ignorado pela sua absoluta insignificância material, formal ou circunstancial. A natureza do usuário é um fator determinante crucial para a decisão a respeito da informação a ser divulgada pela entidade.

O contador deve ter extrema cautela ao avaliar como definirá a forma e os níveis de detalhamento da contabilidade. Pois o nível de sofisticação do usuário está diretamente relacionado com o tipo de dado contábil que necessita para tomar uma decisão. Um dado pouco detalhado pode revelar-se como informação e suprir as necessidades de um usuário pouco sofisticado, mas ser de pouquíssima utilidade para aquele usuário mais requintado. Em linhas gerais, a utilidade do dado contábil para seu usuário pode ser considerada o nexo causal entre o dado e a informação contábil.

3.3. Forma de Execução da Contabilidade
A escrituração contábil deve ser executada:

a) em idioma e em moeda corrente nacionais;
b) em forma contábil;
Nota Adage Contabilidade: Entende-se como Forma Contábil, que contenha no mínimo:
data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
conta devedora;
conta credora;
histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
valor do registro contábil;
informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.
c) em ordem cronológica de dia, mês e ano;
d) com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e
e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

Nota Adage Contabilidade: O disposto no item “b” Acima deve ser aplicado a todos os itens deste tópico.

3.4. Registro Sequencial
O registro contábil deve conter obrigatoriamente o número de identificação do lançamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

3.5. Terminologia Contábil
A terminologia utilizada no registro contábil deve expressar a essência econômica da transação. Entende-se como Terminologia Contábil, a caracterização de cada ato contábil, ou seja, termos padronizados a serem utilizado no cotidiano contábil, conforme suas definição, tais como: Gasto, Desembolso, Investimento, Despesa, Despesas Operacionais, Despesas Não-Operacionais, Receita e Lucro/Prejuízo.

4. Livros Contábeis
4.1. Livros em Meio Físico
Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma não digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:
a) serem encadernados;
b) terem suas folhas numeradas sequencialmente;
c) conterem termo de abertura e de encerramento assinados pelo titular ou representante legal da entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade.

4.2. Livros em Meio Digital
Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:
a) serem assinados digitalmente pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado;
b) serem autenticados no registro público competente.

4.3. Códigos e Abreviaturas
Admite-se o uso de códigos e/ou abreviaturas, nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo constar o significado dos códigos e/ou abreviaturas no Livro Diário ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas que foram especificadas nos itens Livro em Meio Físico e Livros em Meio Digital.

4.4. Demonstrações Contábeis
As demonstrações contábeis devem ser transcritas no Livro Diário, completando-se com as assinaturas do titular ou de representante legal da entidade e do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

4.5. Livro diário e livro razão
No Livro Diário devem ser lançadas, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Quando o Livro Diário e o Livro Razão forem gerados por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deve ser adotado o registro “Balancetes Diários e Balanços”.

No caso da entidade adotar processo eletrônico ou mecanizado para a sua escrituração contábil, os formulários de folhas soltas, devem ser numerados mecânica ou tipograficamente e encadernados em forma de livro.

4.6. Escrituração em Forma Digital
Em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo registro público competente deve ser mantido pela entidade, bem como os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil.

4.7. Registro Público dos Livros
A entidade é responsável pelo registro público de livros contábeis em órgão competente e por averbações exigidas pela legislação de recuperação judicial, sendo atribuição do profissional de contabilidade a comunicação formal dessas exigências à entidade.

5. Escrituração contábil de filial
5.1. Escrituração de Forma Descentralizada
A opção por escrituração descentralizada fica a critério da entidade, devendo a entidade que tiver unidade operacional ou de negócios, quer como filial, agência, sucursal ou assemelhada, que optar por sistema de escrituração descentralizado, deve ter registros contábeis que permitam a identificação das transações de cada uma dessas unidades, sendo que a escrituração de todas as unidades deve integrar um único sistema contábil.

Na escrituração descentralizada, deve ser observado o mesmo grau de detalhamento dos registros contábeis da matriz.

5.2. Contas Recíprocas nas Demonstrações Contábeis
As contas recíprocas relativas às transações entre matriz e unidades, bem como entre estas, devem ser eliminadas quando da elaboração das demonstrações contábeis da entidade.

5.3. Tratamento das Despesas e Receitas
As despesas e as receitas que não possam ser atribuídas às unidades devem ser registradas na matriz e distribuídas para as unidades de acordo com critérios da administração da entidade.

6. Documentação contábil
Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apóiam ou componham a escrituração.

6.1. Definição de Documentação Hábil
A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.

6.2. Documentos Digitalizados
Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.

7. Contas de compensação
As Contas de compensação constituem sistema próprio para controle e registro dos fatos relevantes que resultam em assunção de direitos e obrigações da entidade cujos efeitos materializar-se-ão no futuro e que possam se traduzir em modificações no patrimônio da entidade.

Estas contas têm características gerenciais e exceto quando de uso mandatório por ato de órgão regulador, a escrituração das contas de compensação não é obrigatória, observando que nos casos em que não forem utilizadas, a entidade deve assegurar-se que possui outros mecanismos que permitam acumular as informações que de outra maneira estariam controladas nas contas de compensação.

8. Retificação de Lançamento Contábil
A Retificação de Lançamento é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade podendo ser feito por meio de:
a) estorno;
b) transferência; e
c) complementação.

Em qualquer das formas citadas, o histórico do lançamento deve precisar de maneira clara e objetiva o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem.

8.1. Formalidades de lançamentos de Estorno
O estorno consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente.

8.2. Formalidades de Lançamentos de Transferência
Lançamento de transferência é aquele que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada.

8.3. Formalidades de Lançamentos de Complementação
Lançamento de complementação é aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado.

9. Lançamentos Fora da Época Original
Os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo.

10. Revogações
A Interpretação Técnica avaliada neste trabalho, além de definir regramentos para a escrituração contábil, revogou as Resoluções CFC nºs 563/83, 596/85, 597/85, 612/85, 684/90, 685/90, 790/95, 848/99 e 1.115/07, respectivamente, que deixaram de ter efeito a partir de 22.03.2011.

Adage Contabilidade SS Ltda
Julio César – Consultoria Federal