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Mudanças exigem que contador seja mais capacitado

Valor Econômico

Edição: Jacqueline Farid

A troca dos robustos livros de papel pelo sistema informatizado está facilitando o trabalho dos auditores da Receita Federal, mas ainda é um desafio para as empresas que buscam adaptar-se aos três subprojetos que compõem o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O trio digital gera aumento da arrecadação do governo, exige maior capacidade técnica dos responsáveis pelo trabalho contábil das empresas e contribuem para reduzir a concorrência desleal, segundo analisam contadores.

Responsável pela movimentação contábil de 350 empresas na Sevilha Contabilidade, Vicente Sevilha Jr avalia que os três subprojetos – Sped Contábil, Sped Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica – exigem um cuidado maior dos profissionais, já que a verificação do conteúdo pelos fiscais ficou mais fácil e detalhada. “Antes o contador podia errar mais”, resume.

Para Miguel Silva, advogado tributarista e sócio da Miguel Silva & Yamashita Advogados, a maior virtude do Sped é a redução da concorrência desleal, já que a sonegação é dificultada. No entanto, lamenta o que considera “um sistema meramente arrecadatório, não tributário”. Na avaliação do especialista, o aumento de arrecadação gerado pelas novas regras deveria possibilitar redução da carga.

O Sped, com seus três subprojetos, foi instituído por decreto em janeiro de 2007 e faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), do governo federal. O principal objetivo, de acordo com o Ministério da Fazenda e a Receita Federal, é a informatização da relação entre o Fisco e os contribuintes. Segundo declara a Receita em sua página na Internet, o sistema “estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade”.

Miguel Silva participou do projeto piloto para criação do Sped, que reuniu 69 empresas em 2007. Ele aplaude que a Receita tenha optado pelo diálogo, ao invés de definir as regras entre quatro paredes e exigir o seu cumprimento. “O Sped é uma revolução que muda completamente a relação entre Fisco e contribuinte”, define.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi o primeiro dos três subprojetos do Sped a ser implantado. Para a Receita, as principais vantagens da iniciativa são, para as empresas, redução de custos e entraves burocráticos e, para o governo, diminuição da sonegação e aumento da arrecadação.

Com a NF-e, governo e empresas têm acesso à nota fiscal no momento exato em que a transação comercial é realizada. Vicente Sevilha Jr explica que esse projeto foi implantado de forma escalonada, primeiro nas empresas maiores, chegando posteriormente às de menor porte. Ele lembra que as notas fiscais manuais ainda não deixaram de existir, mas a tendência é de extinção. A aposta do contador é que o mecanismo esteja eliminado até, no máximo, 2014. Já não é possível utilizar o papel, por exemplo, para transações de um Estado para o outro.

Miguel Silva define a NF-e como “um sistema em que o contribuinte não tem mais o livre arbítrio de emitir nota fiscal em sistema papel e, para circular a mercadoria, tem que solicitar autorização prévia”. O acesso em tempo real às informações por parte de contribuintes e do Fisco o leva a considerar o processo como “um big brother fiscal, o contribuinte é monitorado todo o tempo”.

Já a Escrituração Fiscal Digital (EFD) é definida pela Receita como um arquivo digital com escriturações fiscais das empresas e outras informações de interesse do Fisco. O sistema já está em pleno funcionamento para os tributos de ICMS/IPI e a partir de fevereiro de 2012, valerá também para o PIS/Cofins.

Sevilha Jr considera que o procedimento da EFD ainda não está em estágio de maturidade que possibilite um julgamento. Ele avalia que as empresas estão se adaptando ao procedimento, com necessidade de investimentos em sistema ou especialização.

Matéria: 29/10/2011

NF-e  e/ou NOTA FISCAL PAULISTANA – PMSP

Com a finalidade de intensificar ainda mais a fiscalização, a Prefeitura do Município de São Paulo publicou a IN SF 6/2011,  determinando a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços a partir de 1º/08/2011,  a todos os prestadores de serviços, independentemente do valor anual do seu faturamento, exceto,  as atividades abaixo relacionadas:

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FINANÇAS, no uso de suas atribuições legais, e considerando o disposto nos incisos I e II do parágrafo único do artigo 1º da Lei nº 14.097, de 8 de dezembro de 2005 e nos artigos 85 e 95 do Decreto nº 50.896, de 1º de outubro de 2009; RESOLVE:  Art. 1º – A partir de 1º de agosto de 2011, tornar obrigatória a emissão de NF-e para todos os prestadores dos serviços, independentemente da receita bruta de serviços, exceto:

Estão desobrigados de emitir a NF-e:

I – os microempreendedores individuais – MEI, de que trata o § 1º do art. 18-A da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, optante pelo Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional – SIMEI;

II – os profissionais liberais e autônomos;

III – as sociedades constituídas na forma do artigo 15 da Lei nº 13.701, de 24 de dezembro de 2003;

IV – as instituições financeiras e demais entidades obrigadas à entrega da Declaração de Instituições Financeiras – DIF;

V – os prestadores de serviços enquadrados exclusivamente em um ou mais dos seguintes códigos de serviço: 01481(exploração de rodovias), 02321 (Transporte publico de passageiros), 02330 (transporte por ônibus), 08052 (cobrança de ingressos), 08079 (cinemas), 08087 (circos), 08095 (programa de auditório), 08117 (parques de diversão), 08133 (Shows, bailes…) , 08168 (peras, ballet…), 08176 (feiras e exposições), 08192 (competição de animais), 08206 (competição esportiva), 08214 (Desfile de blocos carnavalescos), 08257 (centros de lazer) , 08273 (Diversão publica), 08274 (espetáculo teatral) , 08281 (Formula 1), 08290 (Competição esportiva).

Qual o risco que os tomadores de serviços correm ao deixar de exigir a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços dos seus fornecedores de serviços?

Primeiramente a legislação municipal impõe aos tomadores de serviços o dever de verificar se os prestadores de serviços estão apresentando o documento fiscal hábil quando estes concluem os seus serviços. Uma vez constatada alguma irregularidade com o documento apresentado, ou a própria falta da apresentação de qualquer comprovante, a responsabilidade tributária recai diretamente sobre o tomador dos serviços, que  terá que arcar com o ISS sobre a operação, transferindo-se assim a responsabilidade tributária do recolhimento deste tributo. Esta determinação está expressamente mencionada no Art. 7o,  da Lei nº  13.701, que taxativamente responsabiliza o tomador de serviços pela irregularidade fiscal cometida pelo prestador de serviços, ou seja,  “O tomador de serviço deverá exigir Nota Fiscal de Serviços Eletrônica,  Cupom Fiscal Eletrônico ou outro documento exigido pela Administração, cuja utilização esteja prevista em regulamento ou autorizada por regime especial”.

Assim, cabe ao tomador de serviços verificar se o seu fornecedor de serviços sediado no município de São Paulo está obrigada a emitir a nota fiscal eletrônica paulistana. Caso  este fornecedor não esteja inserido naquelas hipóteses de dispensa deste documento fiscal eletrônico, inferimos que qualquer documento apresentado fora dos moldes da nota fiscal eletrônica paulistana será considerado inábil. Nesta situação o tomador de serviços deverá arcar com o ônus do ISS sobre o valor da operação, independentemente do prestador de serviços ter apresentado um documento fiscal em papel, e recolhido o respectivo tributo.

Com esta determinação, o FISCO municipal incumbe compulsoriamente ao tomador de serviços a obrigação de fiscalizar se a empresa contratada para realização dos serviços emitiu o seu documento fiscal em consonância com a legislação. Portanto, a observância da obrigatoriedade ou não da apresentação da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços é igualmente compartilhada entre o emissor e o receptor deste documento fiscal.

NOÇÕES PRÁTICAS:

Diante da presente Instrução Normativia é indispensável que as empresas contratantes verifiquem:

1 – se os seus fornecedores de serviços sediados no município de São Paulo estão obrigados a emitir a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços. (Para que isso ocorra é necessário verificar o CCM  da empresa contratada);

2- Verificando se que  a atividade contratada  está enquadrada numa das atividades dispensadas da emissão da Nota Fiscal Eletronica pode-se receber a Nota Fiscal do Bloco, note-se que as atividades supra, somente os autonomos e profissionais liberais poderão emitir tais notas fiscais de blocos, visto que todas as outras atividades, desobrigadas da emissão da NF-e,  se utilizam de passagens, entradas, tickts, etc.

3- Assim é fundamental  verificar o serviço contratado e as obrigações assumidas ao contratar o tal serviço.  Assim caso a contratada esteja obrigada aemitir esse documento fiscal eletrônico, deve ser condicionada a aceitação dos serviços e/ou a efetivação de pagamentos à entrega da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços. Tal medida eliminará conflitos com a PMSP,  e  a ciência da obrigação do tomador de serviços em arcar com o ônus tributário oriundo da recepção de um documento fiscal ultrapassado, fora de uso.

Note-se que o legislador ao excluir  os autonomos e profissionais liberais, não o fez por mera liberalidade, mas sobretudo, porque estão desobrigados da emissão da Nota Fiscal em suas atividades.  Portanto, indispensável a verificação da atividade de seu fornecedor  no cadastro do  CCM da empresa contratada.

Antonio Coelho

Nota fiscal de entrada

Em regra, as Notas Fiscais servem para registrar a movimentação de entrada e saída das mercadorias entre os diversos estabelecimentos empresariais, de modo a permitir a fiscalização do pagamento de tributos. Todos os contribuintes do ICMS estão obrigados a emitir Nota Fiscal antes de qualquer saída de mercadoria ou bem promovida pelo estabelecimento. Entretanto, pode ocorrer do contribuinte receber mercadorias de pessoas física ou jurídica desobrigada de emitir documentos fiscais.
A não obrigatoriedade de o remetente emitir o documento fiscal, não dispensa o contribuinte de registrar a entrada dessa mercadoria em seu estabelecimento. Nesse sentido, a legislação estadual prevê regras para emissão da Nota Fiscal em determinadas situações de entrada de mercadorias no estabelecimento de contribuintes.
Ao entrar a mercadoria ou bem no estabelecimento do contribuinte do ICMS, excetuado o produtor, deverá ser emitida Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, ou Nota Fiscal eletrônica (NF-e), independente de suas condições. Deste modo, o modelo de Nota Fiscal a ser utilizado na operação de entrada, será o mesmo relativo à Nota Fiscal de saída, devendo apenas destacar a informação no campo próprio de Nota Fiscal de Entrada.
Portanto, a Nota Fiscal emitida para registro da entrada de mercadorias e bens servirá apenas para acompanhamento do trânsito dessas até o local do estabelecimento emitente nas seguintes hipóteses:
·         quando o estabelecimento destinatário assumir o encargo de retirá-la ou de transportá-la;
·         quando a mercadoria for remetida por produtor ou por pessoa natural ou jurídica não obrigada à emissão de documentos fiscais;
·         no retorno de industrialização, quando processada por profissional autônomo ou avulso ao qual tiver sido enviada a mercadoria;
·         em retorno de exposição ou feira, para a qual tiver sido remetida a mercadoria exclusivamente para fins de exposição ao público;
·         na entrada de produto importado diretamente do Exterior;
·         na circulação de produto arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência, promovidos pelo Poder Público.
Para o correto preenchimento e emissão da Nota Fiscal relativa à entrada serão utilizadas as regras previstas na legislação do ICMS de cada Estado. Cabe ressaltar que o livro Registro de Entradas destina-se à escrituração da entrada da mercadoria no estabelecimento. Nestes termos, os registros serão feitos por operação ou prestação, em sequência das entradas efetivas de mercadoria no estabelecimento ou de sua aquisição ou desembaraço aduaneiro, quando se tratar de mercadoria ou bem importados ou, ainda, dos serviços tomados.

NF-e | Utilização correta do Danfe

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em papel comum, utilizada para acompanhar o trânsito das mercadorias. Não é, não substitui e não se confunde com uma NF-e. Sua função é facilitar a consulta da NF-e, pois contém as informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores etc).

O Danfe traz impresso a chave numérica de acesso ao documento referente e um código de barras bi-dimensional com a chave numérica, que facilita a confirmação de sua legalidade, a partir de um leitor apropriado, auxiliando na escrituração fiscal das entradas de mercadorias, por exemplo.

A impressão do documento deve ser em papel comum, exceto jornal, no tamanho A4 (210 x 297mm), em folhas soltas ou formulário contínuo, bem como pré-impresso. Pode conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.

Os contribuintes, mediante autorização de cada Unidade da Federação, poderão solicitar alteração do leiaute do Danfe, previsto em Ato da Comissão Técnica Permanente do (Cotepe), para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios.

No caso de extravio do Danfe, o emitente deve reimprimir e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue. A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria.

O canhoto do Danfe, na operação, possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado para a confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardá-lo para o caso de eventual auditoria fiscal, pois ele comprova a entrega e/ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

Formulário de Segurança

No caso de contingência – quando o sistema on-line da Secretaria da Fazenda ou da Receita Federal estiver com algum problema para transmitir a NF-e, por exemplo –, o Danfe não pode ser gerado. Assim, sua impressão pode ser feita no formulário de segurança, em duas vias, com a seguinte expressão: “Danfe em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos“.

Como são impressas duas vias, uma deve permanecer com o emitente e a outra, enviada ao destinatário, acompanhando o transporte das mercadorias.

No momento de iniciar o planejamento para a entrada na emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), as empresas comumente são tomadas por dúvidas tais como:
Quais processos de faturamento devem ser alterados para a adequação à NF-e?
Quais as validações cadastrais que são necessárias para garantir tranquilidade na emissão deste documento?
Qual o melhor aparato de sistema que deve ser utilizado para que os processos de emissão estejam bem auxiliados?
Apesar da emissão da NF-e ser um processo praticamente padronizado para todas as empresas, as formas que cada uma dessas empresas utiliza para operar o processo são diversas.
A quantidade de emissões de NF-e com certeza está entre os primeiros itens da lista no que tange ao estudo da complexidade empresarial para operação da NF-e. Mas outras questões devem ser analisadas, sempre orientada pelo entendimento de que a emissão não pode causar impactos prejudiciais para o processo de faturamento de uma empresa.

 

1- Complexidade das NF-e a serem emitidas – Tão complicado quanto emitir muitas NF-e em um só dia, é fazer a emissão com grandes variações de composições fiscais. Questões como substituição tributária, isenções, reduções de alíquota, faturamento para destinos na Zona Franca de Manaus podem complicar muito a eficiência da operação.

Entretanto, tal emissão integrada a um sistema de faturamento (normalmente parte de um ERP), que é responsável pelo correto uso e cálculo da composição fiscal, elimina a necessidade de retrabalhos e torna praticamente nula a possibilidade de erro quanto à prestação de informações que estão presentes em uma nota fiscal.
2- NF-e com muitos itens – Muitas empresas emitem uma quantidade grande de itens em uma mesma NF-e. Quando a emissão é realizada de forma manual ou não totalmente automatizada, isso exige repetição de inúmeras operações fazendo com que muito tempo seja utilizado na emissão de cada NF-e. A possibilidade de erro de informação por esta repetição é muito grande.
3- Tempo entre a emissão da NF-e e a entrega/retirada do material – Com certeza a melhor pratica é a emissão da NF-e momentos antes do despacho para entrega ou retirada do material. A emissão uma NF-e com muita antecedência não é uma pratica recomendada nas situações em que a carga é interceptada por fiscalização da Fazenda.
As empresas que têm movimentação de notas fiscais intensa devem estudar a necessidade de redundância na comunicação com a Secretaria da Fazenda (links de internet) e, principalmente, avaliar os processos de contingência para quando a Secretaria da Fazenda estiver indisponível para comunicação.
4- Clientes que exigem informações complementares à NF-e – Montadoras, governo, distribuidores, redes de supermercados etc, exigem informações no arquivo XML enviado e na DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), além das informações padronizadas pelos leiautes dos órgãos fazendários. Assim, o aparato de sistema utilizado pela empresa para emissão e gerenciamento da NF-e deve ter flexibilidade suficiente para prestar, sob demanda específica de cada cliente, informações adicionais às normalmente encontradas no arquivo digital e no documento auxiliar.
5- Atualização dos cadastros de produtos, clientes e transportadoras – Um dos fundamentos para a proteção da empresa quanto à exposição ao Fisco é possuir um cadastro totalmente saneado quanto aos registros de clientes, fornecedores, transportadoras e produtos. Os meses que antecedem a entrada da empresa na emissão de NF-e devem ser utilizados para conferir informações cadastrais e outras informações importantes.
6- Composição fiscal em processo de mudança – Com a operação cada vez mais abrangente da Substituição Tributária e das constantes alterações de isenções, reduções e ajustes de impostos nas mais variadas operações fiscais, ficou muito complicado para as empresas afirmarem com total certeza que a composição fiscal do seu faturamento está totalmente condizente com a legalidade. Acompanhar tais processos de alteração é outro fundamento indispensável para a proteção da empresa quanto à exposição ao Fisco.
7- Guarda do Certificado Digital – Um dos principais componentes da emissão de NF-e é o Certificado Digital. Este item, porém, nem sempre recebe a atenção que lhe é cabida. Não se trata apenas de mais um “programinha de computador”. Ele é responsável por dar veracidade e garantia de origem a todas as informações presentes em um documento, neste caso a NF-e. A guarda do Certificado Digital é tão importante quanto a guarda dos arquivos digitais resultantes do processo de emissão da NF-e.
Infelizmente, este importante item tem sido alvo de ataque de hackers, que uma vez de posse deste certificado podem emitir documentos (fiscais ou não) se fazendo passar pelos reais proprietários da assinatura. Infelizmente também não existe forma de o real proprietário de Certificado Digital provar que não foi ele o usuário da assinatura em situação de fraude.
Tomar providências para guardar o certificado em ambiente seguro (ambiente criptografado em equipamento específico) deve fazer parte das preocupações dos gestores responsáveis por esta operação.

 

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